だいじなファイルはバックアップが肝心、と頭で判っていても実際にやるのはなかなかおっくうなものです。
それにバックアップツールにもいろいろあるので、どれを選んだらいいか悩みます。
そんなときは、まずお手軽にファイルをコピーできる同期ツールから始めてみたらどうでしょうか。
この記事の目次
バックアップの基本はファイルコピー
ひとくちにバックアップといっても、実際にはいろんなやり方があります。
広い意味でいえばファイルをコピーして別のハードディスクやクラウドストレージに保存しておくのもバックアップだし、専用のツールを使ってイメージファイルを作成するのもバックアップです。
そのほかにも、ファイルを圧縮したり暗号化したりと、オプションでもいろんな組み合わせが考えられます。
いろいろやり方の中で、いちばん基本的で初心者にも判りやすいのは、やはりファイルのコピーを別のドライブに保存しておくことでしょう。
パソコン内蔵のハードディスクやSSDから外付けのドライブにコピーして保存しておけば、もし内蔵ドライブの方のファイルを間違って削除してもコピーしておいたファイルを書き戻すことができます。
万が一ドライブが故障しても、故障したドライブを新しいものに交換して書き戻せます。
フォルダー単位で同期するのが実用的
ただ、ファイルのコピーは本格的にやりはじめるとめんどうです。
重要なファイルをいちいち選び出してコピーしていたのでは手間がかかるし、間違いが起きる可能性もあります。
そこでもうすこし手間を省けるようにしたのがファイルの同期です。
実際には、重要なファイルをひとつのフォルダーにまとめておいてフォルダー単位で作業することが多いので、フォルダーの同期といったほうがいいかもしれません。
同期のべんりなところ
バックアップ初心者にファイルの同期をお奨めするのは、基本が単純なファイルコピーだから難しいことを気にしなくてもイイからです。
イメージファイルがどんなものかなんて理解しなくてもいいし、圧縮や暗号化のオプションも気にする必要がありません。
なくしたファイルを復元したかったら、バックアップ先からふつうにコピーしてくるだけでだいじょうぶ。
とってもカンタンです。
ところで同期ってなんだろう？
フォルダーの同期とは、複数のフォルダーの状態を同じに保つことです。
カンタンにいうと、フォルダーの中にまったく同じファイルが入っているようにチェックしながら、ファイルのコピーや、ときには削除も行います。
フォルダーAとフォルダーB、ふたつのフォルダーに同じ名前のファイルが入っていても、その内容が違っていたら同期されたことにはなりません。
また、フォルダーAの方ですでに削除されたファイルがフォルダーBのほうに残っていたら、同期されたことにはなりません。
このため、フォルダーの同期は定期的に、できれば頻繁に行う必要があります。
フォルダ同士の比較やコピーは目視確認と手作業でもできなくはありませんが、ファイルが増えてくるとたいへんな手間がかかります。
こういった単調だけど手間のかかる仕事こそ、パソコンにやらせましょう。
そのためには複数のフォルダーの内容を比較して、違いがあったらすぐに同期作業を行うようなツールが必須です。
そんな作業を行ってくれるソフトを、一般にファイル同期ツールやフォルダー同期ツールといいます。
同期の実行タイミング
すでに述べたように、フォルダーの同期は頻繁に行う必要があります。
前回実行した同期作業から時間があいている状態で、もしファイルが破損したり誤って完全に消去したら、前回の同期以降はコピーが作られていないわけですから当然復元はできません。
そこでフォルダー同期ツールのもっとも基本的な機能は、次のようになります。
- 比較元（コピー元）と比較先（コピー先）のペアを登録する
- 登録したふたつのフォルダーの内容を比較する
- ふたつのフォルダーの内容が同じになるようにコピーや削除を行う
- 同期処理を自動実行してくれる
このうち、最後の自動実行は一定時間や一定の日数が経過したとき、あるいは決まった日付や曜日に行うという方法もあります。
しかし、いちばん確実に同期させるには、比較元のフォルダーを監視して変更があったときに随時同期を行うことです。
つまり、新しいファイルが作成・保存されたときや、既存のファイルが変更・更新されたとき、そのつど実行するのがいちばん確実というわけです。
補助的な機能
バックアップコピーしたい重要なファイルをひとつのフォルダーにまとめて保存するのは現実的ではありません。
電子メールのデータとワープロや表計算ソフトの文書とデジタル写真が同じフォルダーに保存されていたらかえって管理がめんどうです。
そこで実際には、比較元と比較先のペアをいくつも登録しておけると便利です。
またフォルダーの中には、バックアップが必要なファイルとそうでないファイルが混在していることもあります。
そんなとき、すべてのファイルを同期させていたら、時間の点でもドライブ容量の点でもムダですから、不要なファイルを除外して必要なファイルだけ処理できるフィルター機能があるといいでしょう。
ほかにはバックアップ対象となるファイルの容量や同期先ドライブの空き容量なんかもわかると安心ですね。
さらに高機能になると、ファイルの内容が更新されたばあいに上書きしてしまうのでなく、古いバージョンを残していく世代管理ができるものもあります。
世代管理機能を使うと、比較元には最新のファイルしか残っていなくても、比較先のほうに少し古いバージョンが残っていて、それを復元して使うといったことができます。
ただし、世代を無制限に残していったらドライブの容量が足りなくなってしまうので、保存できる世代を5代前までのような形で制限して、それ以上古くなったら消去するのがふつうです。
そのほかには、同期処理が終わったら自動でツール自身を終了させたり、パソコンをシャットダウンしてくれるようなオプションがあれば、処理が長時間におよぶばあいでも、ほったらかしにできます。
日常的なバックアップなら同期ツールが便利
どこまで機能が必要かはさておいて、日常的に使用頻度の高いファイルなんかはこういった同期ツールと外付けのハードディスクドライブがあればバックアップがカンタンにできます。
そんなわけで次回は、高機能で使いやすいと人気のフォルダー同期ツール "Free FileSync”の概要とインストール方法について紹介します。